Cher(e) délégué(e)
Bonjour,
La liste de vos membres et leurs cartes de membre 2022 sont jointes à ce dossier. (Les cartes manquantes ont été remises aux nouveaux membres lors de leur inscription et de leur paiement).
Pour faciliter vos commandes et votre distribution, veuillez utiliser les documents fournis par le secrétariat, et suivre si possible les suggestions suivantes.
A : Pour les commandes.
1) Vérifier si les deuxbordereaux blancs, semences et pommes de terre, (Henrion) et le bordereau, terreaux et engrais, DCM sont correctement complétés (nom, adresse, nombre total d’articles, totaux à payer).
2) Vérifier le total des semences Henrion, des terreaux DCM, des engrais DCM, des pommes de terre (Henrion), et la cotisation, sur le bordereau de couleur.
(Conseillez à vos membres de garder le catalogue Henrion sur lequel ils auront coché les articles qu’ils ont commandés.)
3) Rassembler pour chaque membre leurs feuilles de commande (semences, pommes de terre, terreaux et engrais et feuille de couleur), triez-les par ordre alphabétique, et numérotez les feuilles avec le même numéro.
4) Faire parvenir au secrétariat, avant le 08-01-2022 :
- Les feuilles agrafées blanches « semences » (Henrion),
- La feuille « pommes de terre » Henrion
- La feuille « terreaux et engrais » DCM
- La feuille « total de sacs à livrer ». Précisez le lieu de livraison : CTH ou à votre domicile.
Si vous avez commandé peu de marchandises cette année, auriez-vous l’amabilité d’en prendre livraison à la Sibérie fin février 2022. Vous nous éviteriez ainsi des frais de transport très onéreux.
- La liste de vos membres (reçue du secrétariat) après avoir barré le nom des membres qui n’ont pas payé. Vous pouvez éventuellement ajouter vos remarques.
- Les cartes non payées. Ne les employez pas pour inscrire de nouveaux membres.
- La liste des nouveaux membres qui vous ont payé la cotisation de 12 € . Au moment du paiement, remettez un reçu à chaque nouveau membre. Si le membre a payé à la société, prévenez le secrétariat que vous avez un membre de plus.
h) Les feuilles de parrainage s’il y a lieu.
Garder les bordereaux de couleur (Horticole). Ils vous seront utiles en cas de contestation.
Des grilles « récapitulatives » vous sont fournies pour vous faciliter votre travail.
Ne pas payer d’acompte à l’Horticole.
N’oubliez pas que les membres doivent impérativement payer leur dû à leur délégué.
B. Pour les livraisons. Sauf si vous venez vous fournir au C.T.H.Sibérie
Fin février 2022, les produits commandés chez « Henrion » (semences, pommes de terre), vous parviendront emballés pour chaque membre avec votre numéro inscrit alphabétiquement et accompagnés des bordereaux blancs portant eux-mêmes ce numéro. Vous pourrez ainsi facilement retrouver les destinataires des marchandises.
Les terreaux, écorces, engrais DCM vous seront livrés chez vous par Horta la semaine suivante.
Lors des fournitures aux membres conservez les bordereaux blancs ainsi que la demi-feuille de couleur. Vous fournirez ces documents au secrétariat en même temps que le décompte final.
C. Décompte final. Après la fourniture aux membres.
Avant de clôturer vos comptes, téléphonez au secrétariat ou à Michel pour connaître les noms de vos membres qui ont, par erreur, payé directement sur le compte bancaire de la société.
Les délégués feront parvenir au secrétariat le décompte final complété, dûment daté et signé, et les feuilles de commande.
Les délégués verseront l’intégralité des sommes perçues de leur membre au CCP de la société. (Ils auront au préalable défalqué du montant total les sommes remboursées aux membres pour produits non-livrés. Ils trouveront le montant de ces remboursements à effectuer sur la liste des livraisons remise par les établissements Henrion).
Leurs 10 % leur seront reversés par la trésorière immédiatement après la vérification de leur compte.
La liste des membres doit être en concordance avec l’enregistrement comptable des cotisations vérifiée par Michel, le secrétaire. Là il n’y a rien de changé pour les délégués qui, de toute façon, doivent payer leur cotisation.
Je vous remercie chaleureusement pour votre généreux dévouement, et reste à votre disposition pour tout renseignement.
Le secrétariat,
Michel Lardinois, 0478 752645,
33, rue chapelle Dieu- 5030 Gembloux.
